2006-11-16

Elektronisk loggbok (på mindre enn ein time)/electronic logbook (in less than an hour) English summary This post describes how to make an electronic, searchable logbook for your company/organization in less than an hour, using your ordinary email system. Yes, and I'm talking about a real, fast, easy to use, cross platform, logging application with integrated search. And you don't have to know programming. It's so simple:
  1. Tell your colleagues about the plan, and invite them to a short meeting.
  2. Decide a keyword for the log mails. Like "change" or "log". Use some parenthesis or underscores or whatsoever to distinguish it from ordinary emails starting with "change" or "log"
  3. Make a group email account either in your company's email system, or locally on each computer.
  4. Make a rule in your email system that filters all mails starting with the keyword you agreed on to a different folder (e.g. a folder named logbook), and mark them as read.
Norsk For en tid siden hadde vi en interessant diskusjon om hvordan vi skulle logge mindre endringer som ble gjort i systemene i det firmaet jeg jobbet i. Det som var viktig for oss var:
  • Det måtte være så enkelt å logge at alt ble logget.
  • Loggen måtte være tilgjengelig for alle som skulle ha tilgang.
De to tankene som først kom opp var å:
  • Opprette en loggbok i resepsjonen, der alle endringer ble logget.
  • Opprette en enkel nettside som kunne brukes til å logge og lese logger, og plassere den i intranettet.
Det var imidlertid to store haker med dette:
  • En loggbok er i dag å regne som litt gammeldags. Den er ikke søkbar, vanskelig å ta backup av, lett å stjele, vanskelig å kryptere/dekryptere osv.
  • Et ny webside som skal settes opp tar unektelig minst en halv dag med konsentrert jobbing, dersom resultatet skal bli brukbart. I tillegg blir det en ting mer å drifte.
  • Mange har en tendens til å prøve unngå web-applikasjoner, fordi de er trege og lite brukervennlige sammenlignet med andre applikasjoner.
Vi kom frem til en løsning som er like enkel som den er genial. Vi bestemte oss for å ha en epostgruppe for alle de involverte og sende alle endringer som epost til denne. Tittellinjene merker vi med en tag, for eksempel "logg". Bruk noen paranteser eller understreker i taggen, for å sikre at ikke vanlige eposter blir sortert ut. Nå kan alle melde fra om mindre endringer i løpet av 30 sekunder. Større meldinger går også fint. Systemet er plattformuavhengig, basert på kjent teknologi, ingen opplæringskostnader og kommer med integrert søkefunksjon. På den måten har alle medarbeidere tilgang til den felles endringsloggen, uavhengig av hvor de er fysisk. Fordi vi merker alle endringsmeldinger med en kjent tag er det lett å sortere disse ut, merke de som lest og flytte de til en annen mappe, slik at en slipper å bli forstyrret av de når en sitter konsentret med annet arbeid. Bare i tilfelle det skulle være flere bedrifter som trenger et moderne loggsystem. (Denne artikkelen ble endret 2006-11-20 for å legge til et engelsk sammendrag, etter at det viste seg at mange av treffene kom fra USA og Storbrittania. / This article was changed on 2006-11-20 to add an english summay, because many of the visitors came from USA and England.)

No comments:

Post a Comment